BASEL KAMPÜS | ÜNİVERSİTE SPOR TESİSLERİNDE DİJİTAL DÖNÜŞÜM SERİSİ BÖLÜM 3/12

Üniversitelerde Tenis Kortu ve Spor Sahası Rezervasyonlarında Yaşanan 7 Sorun

Bir üniversitede tenis kortunun boş görünmesi gerçekten müsait olduğu anlamına gelir mi?

Telefonla alınmış bir rezervasyon olabilir.

Bir personelin tuttuğu Excel listesinde kayıt bulunabilir.

Öğrenci rezervasyon yaptırmış ancak tesise gelmemiş olabilir.

Bu nedenle tenis kortu, halı saha ve basketbol sahası gibi sınırlı spor alanlarında rezervasyon yönetimi yalnızca bir takvim oluşturmaktan ibaret değildir.

1. Telefon, WhatsApp ve Excel ile Rezervasyon

Rezervasyonların farklı kanallardan alınması çift rezervasyon ve bilgi karmaşası riskini artırır.

Kullanıcının uygun saatleri tek sistem üzerinden görmesi ve rezervasyonunu buradan oluşturması operasyonu sadeleştirir.

2. Rezervasyon Yapıp Gelmeyen Kullanıcılar

En önemli sorunlardan biri budur.

Örneğin bir öğrenci 19.00–20.00 saatleri arasındaki kortu rezerve eder ancak tesise gelmez.

Kort sistemde dolu görünmesine rağmen gerçekte bir saat boyunca boş kalabilir.

Bu nedenle sistem yalnızca rezervasyonu değil, gerçekleşen kullanımı da takip etmelidir.

3. Aynı Kullanıcının Çok Fazla Rezervasyon Yapması

Bir kullanıcı haftanın en değerli saatlerinin tamamını önceden rezerve edebiliyorsa diğer öğrenciler açısından adil olmayan bir kullanım ortaya çıkabilir.

Sistem gerektiğinde kullanıcı bazında günlük veya haftalık rezervasyon limitlerinin uygulanmasına imkân vermelidir.

4. Öğrenci ve Personel İçin Farklı Kurallar

Üniversiteler belirli saatleri öğrencilere, belirli saatleri personele veya farklı kullanıcı gruplarına ayırmak isteyebilir.

Rezervasyon sistemi bu tür kuralları destekleyebilmelidir.

5. İptal Edilen Saatlerin Tekrar Kullanıma Açılamaması

Bir rezervasyon iptal edildiğinde ilgili zaman diliminin tekrar müsait hale gelmesi gerekir.

Aksi durumda kullanılabilecek kapasite kaybedilir.

6. Rezervasyon ile Giriş Sisteminin Ayrı Çalışması

Rezervasyon sistemi ile QR, kart veya turnike sisteminin bağlantısız olması önemli bir veri kaybına neden olur.

Çünkü yönetim rezervasyonu görür fakat kullanıcının gerçekten gelip gelmediğini bilemez.

7. Yönetimin Kullanım Verilerini Görememesi

Ay sonunda yalnızca “1.250 rezervasyon yapıldı” bilgisi yeterli değildir.

Yönetici;

kaç rezervasyon gerçekleştiğini, kaçının iptal edildiğini, kaç kişinin gelmediğini, hangi kortun daha yoğun kullanıldığını ve hangi saatlerin boş kaldığını

görebilmelidir.

Akıllı Rezervasyon Sistemi Nasıl Olmalı?

İyi tasarlanmış bir sistemde kullanıcı mobil uygulamadan uygun alan ve saatleri görebilmeli, rezervasyonunu oluşturabilmeli ve tesise geldiğinde QR veya kartıyla check-in yapabilmelidir.

Yönetim ise rezervasyon ile gerçekleşen kullanım arasındaki farkı raporlayabilmelidir.

BASEL Kampüs rezervasyon altyapısı; tenis kortu, spor sahası ve benzeri alanların üniversitenin belirlediği dönem, saat, kapasite ve kullanıcı kurallarına göre yönetilebilmesine yönelik tasarlanmıştır.

Kortlarınız Dolu mu, Yoksa Sadece Takviminiz mi Dolu?

Bu iki durum birbirinden tamamen farklıdır.

Gerçek tesis verimliliğini anlayabilmek için rezervasyon verisinin fiziksel kullanımla birlikte değerlendirilmesi gerekir.

BASEL Kampüs – Üniversite Spor Alanları Rezervasyon Yönetimi